El Sistema Nacional de Factura Electrónica (KSeF) es uno de los temas más candentes en 2026. La solución se utiliza para emitir, enviar, recibir y almacenar facturas. La digitalización tiene como objetivo, entre otros,: aumentar la eficiencia del control y reducir la zona grislo que en última instancia aportará fondos adicionales al tesoro estatal. Según las estimaciones, en todo el ejercicio fiscal podría ascender a aproximadamente 1.800 millones de PLN.
Se espera que la implementación también sea beneficiosa para el empresario, porque, por ejemplo, se reducirá el riesgo de cometer errores, ya que no es necesario almacenar las facturas de forma independiente y, al mismo tiempo, estarán siempre a mano porque la factura no se destruirá. La lista de beneficios es más larga, pero aprenderá más al respecto en este texto. Esta vez nos centraremos en la implementación mencionada.
KSeF se enfrentará a una gran actividad de las empresas
KSeF se lanzó el 1 de febrero, pero de forma limitada. A partir de esta fecha todas las empresas pueden recibir facturas en el sistema. La obligación de expedir estos documentos se aplicaba a las empresas más grandes.cuyas ventas se estiman en cientos de millones de zlotys. Se trata de varios miles de entidades. ¿Cómo fue este comienzo? No estuvo exento de problemas.
El propio KSeF ya funcionaba correctamente a principios de febrero. El obstáculo para utilizar la herramienta fue la cuestión de la autenticación del usuario.. Algunos de ellos utilizaron el perfil de confianza para este fin, pero éste simplemente no pudo soportar el creciente interés de los internautas. Permítanme recordarles: sólo unos pocos miles de empresas se unieron al sistema en ese momento. El 1 de abril, la implementación cubrirá a un número mucho mayor de empresas.. ¿El sistema lo manejará?
La parálisis es posible. Esta es una escala diferente de implementación.
Le hice esta pregunta al Ministerio de Finanzas. Desgraciadamente, los empleados del ministerio no quisieron (o no pudieron) determinar si estaban debidamente preparados para esta implementación. Por eso dirigí la pregunta a especialistas del sector y la respondió Joanna Łuksza, jefa del equipo de expertos contables de iFirma.pl. El experto cree que El riesgo de parálisis parece muy real.
La creencia de los empresarios de que deben estar en la KSeF el 1 de abril puede tener un impacto real en el funcionamiento del sistema. Tanto iniciar sesión en el sistema como seguir funcionando en el mismo. Sin duda, esta será una prueba muy importante para el sistema en términos del número de facturas enviadas.
Desde febrero, el envío de facturas se ha realizado sin problemas. Surge la pregunta de qué tan rápido llegará la factura a KSeF cuando aumente significativamente el número de empresarios que envían facturas al mismo tiempo.
Mi interlocutor dijo que a finales de marzo ya se observa un aumento en el interés de los empresarios por fusionarse con KSeF. Así lo confirman los datos proporcionados por la Administración Tributaria Nacional. Hasta el 26 de marzo, 306.000 personas se habían adherido voluntariamente al sistema. entidades (más cinco mil grandes empresas que debieron implementar la solución a partir del 1 de febrero). Mientras tanto, el 29 de marzo, había aproximadamente 340.000 emisores voluntarios de facturas. De hecho, el interés por la herramienta está creciendo. Sin embargo, esto sigue siendo sólo una parte de un rompecabezas mucho mayor. Entonces, ¿deberíamos preocuparnos ahora por el funcionamiento del sistema?
Este no es el momento de entrar en pánico. Los empresarios se salvarán con la paz
Joanna Łuksza de iFirma.pl aconseja a los empresarios que comprueben si disponen de las herramientas que les permitan unirse al servicio. Se trata del ya mencionado. Perfil Zaufany, aplicación mObywatel, e-ID o banca electrónica. Porque si un método de autenticación falla, es posible que otro esté completamente disponible. ¿Qué otra cosa?
Definitivamente vale la pena hablar con el departamento de contabilidad de la empresa para establecer reglas claras sobre quién es responsable de qué. ¿La contabilidad proporcionará un programa de facturación o los empresarios deberían buscarlo ellos mismos? ¿La contabilidad asumirá la obligación del empresario de descargar documentos del KSeF o será principalmente responsabilidad del empresario? Si ya tenemos un programa de facturación, ¿está integrado con KSeF y cómo nos facilitará el trabajo de traslado de documentación al contador?
El consejo más importante que quiero dar a los emprendedores el 1 de abril es que aborden el tema con calma y no desanimarse si algo inicialmente lleva más tiempo del que pensaban. Vale recordar que si no es posible emitir una factura a KSeF el 1 de abril, entonces, según la normativa, la fecha límite para emitir una factura al empresario, si la venta se realiza en abril, es el 15 de mayo.
Vale la pena recordar aquí una cuestión más: en 2026, no todas las empresas tendrán que unirse al sistema KSeF. Si las ventas mensuales no superan los 10.000 PLN en las facturas. PLN brutos, entonces la entidad podrá emitir facturas fuera del sistema (no sólo en formato electrónico, sino también en papel). Este grupo no se disolverá hasta el 1 de enero de 2027. Hablando de fechas…
El riesgo de parálisis del sistema se aplica el 1 de abril, o también en los días siguientes, si el sistema no está preparado para el gran tráfico. Pero También deberías tener paciencia el 7 de abril.. Este es el primer día después de las vacaciones, lo que probablemente ralentizará las operaciones de muchas empresas. Por lo tanto, puede resultar que el 7 de abril, y no el 1 de abril, sea la verdadera prueba para la herramienta descrita.
¿Abril es un buen momento para la implementación? No necesariamente…
No faltan opiniones que La ampliación de abril del sistema KSeF no es muy afortunada. La cuestión es que el inicio de año es una época de intenso trabajo de liquidación para empresas y contables. En el primer trimestre, por ejemplo, fue necesario elegir la forma de tributación y, antes del 25 de marzo, se tuvo que enviar a la oficina de impuestos el Archivo de Auditoría Estándar con nuevas marcas. Además, están los formularios IFT-2R, la declaración CIT-8 para 2025 y estados financieros. ¿Se vuelve más relajado después del 31 de marzo? Bueno, no.
A finales de abril, deberá preparar la declaración anual del impuesto sobre la renta PIT-36, PIT-28, PIT-36L. Cada una de estas actividades a menudo implica una determinada organización de los datos y su análisis colectivo, que involucra no sólo a los contadores, sino también a los empresarios de quienes se recopilan los datos. KSeF, que supone un gran cambio, a menudo incluso revolucionario para las empresas que hasta ahora emitían facturas en papel, requiere mucha atención y actividades educativas. En un momento en el que el trabajo de los contables es mucho más intenso, crear espacios adicionales para la comunicación con el cliente, responder a sus dudas y preguntas y establecer nuevos patrones de conducta es mucho más difícil de lo que podría ser, por ejemplo, en el período en el que ya se han completado las liquidaciones anuales.
¿Qué dicen los representantes del Ministerio de Hacienda al respecto? ¿Se podría haber elegido una fecha diferente para la implementación? Lamentablemente, tampoco recibimos respuesta a esta pregunta. Quizás los funcionarios y políticos simplemente esperan que todo salga según lo planeado.. Y si no, los empresarios y sus contables volverán a oír eso. En 2026, no se impondrán sanciones por errores cometidos al utilizar KSeF.. Así que no hay motivo para entrar en pánico.
Vale la pena unirse a KSeF lo antes posible.
Tanto el ministerio como los especialistas del sector nos alientan a abordar los próximos meses como un momento para comprender adecuadamente la idea del nuevo sistema, los principios de su funcionamiento y los cambios que se están produciendo. Esto también se aplica a las empresas más pequeñas, que en teoría pueden saltarse la integración. Es mejor cometer errores ahora que el año que viene, cuando la oficina de impuestos puede ser menos comprensiva.
Lo que era común antes de la KSeF, es decir, facturas retroactivas, ya no es posible en la era de la KSeF. KSeF obliga a los emprendedores a actuar aquí y ahora. He emitido una factura – la envío a KSeF, si es necesario un cambio – la cambio mediante corrección. La cancelación de ventas tras la emisión de una factura deja de existir en la forma actual de acuerdo entre empresarios. Toda factura que haya ingresado al sistema permanecerá allí. La cancelación en la era de KSeF implica un ajuste de ventas.
Muchas personas preocupadas por este tema probablemente usan palabras obscenas en voz baja cuando piensan en KSeF. Porque lo nuevo puede generar desconfianza, también en otros ámbitos de la vida. Estamos ante un proyecto realmente grande; en última instancia, este sistema debería aceptar no miles o millones, sino miles de millones de facturas al año. Y probablemente implicará caos durante algún tiempo. Sin embargo, en última instancia, puede traer beneficios a todas las partes. Esta es la razón Vale la pena tener paciencia y abordar con calma la próxima implementación..
